Tips Mengirim Lamaran dengan Email

Saat ini sudah banyak perusahaan yang mengijinkan para calon karyawan untuk mengirimkan lamarannya lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik bagi perusahaan maupun pelamar.

Bagi perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus mereka terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk mengirimkan balasan surat lamaran berbentuk email tersebut ke para pelamarnya.

Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran secara cepat. Jika anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan, dengan mudah anda dapat mengkopi email lamaran anda sebelumnya dan menyesuaikannya.

Isi surat lamaran di email, sama dengan isi surat lamaran biasa. Perbedaaannya hanya pada cara pengirimannya saja. Sehingga semua tips & trick menulis surat lamaran kerja (silakan klik) tetap perlu anda ikuti.

Berikut ini tips dan trick menulis dan mengirimkan surat lamaran di email.

1. Judul Email

Judul email anda haruslah menolong penerimanya untuk segera mengetahui maksud dari email anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas tetapi singkat. Sebagai contoh, anda dapat menuliskannya sebagai berikut “Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran”.

Catatan : Baca dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta anda menuliskan kode tertentu di judul atau subject email anda. Terutama jika pada saat yang bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.

2. Dimana Surat Lamaran Ditulis

Apakah surat lamaran ditulis di badan email atau di file tersendiri. Sesuai ketentuan umum berbagai perusahaan yang bergerak di bidang recruiting baik perusahaan nasional maupun multinational. Bahwa surat lamaran

(cover letter) dapat langsung ditulis pada badan email (di dalam email).

3. Bagaimana dengan Resume

Jangan menulis resume anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran (attach) email anda.

4. Jenis File Attachment yang Dikirim

Pada umumnya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerjanya, jenis file yang boleh anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word, terkadang mereka mengijinkan anda untuk mengirimkan file berformat pdf atau xls atau txt. Jika tidak disebutkan, kirimkan resume anda dalam file MS Word (.doc).

5. Ukuran/Bobot (Size) Email

Usahakan ukuran email anda termasuk lampirannya (attach) tidak melebihi 300 kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach (dilampirkan). Karena itu periksa besar file yang anda lampirkan. Jika anda diminta menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang size-nya (bobot filenya) terlalu besar. Perkecil size-nya (bobot filenya) dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.

6. Dijadikan Satu dalam Bentuk ZIP

Bentuk file zip adalah bentuk file yang dimampatkan (dipadatkan) dan saat ini sudah umum dilakukan. Bahkan banyak perusahaan yang meminta agar file-file yang dilampirkan (di attach) dijadikan satu dalam sebuah file zip. Sehingga selain size-nya (ukuran file) menjadi lebih kecil/ringan, juga jumlah file yang dikirim (di attach) menjadi hanya satu file. Ini memudahkan pihak perusahaan dalam mendokumentasikan dan menyortir file-file dari pelamar.

7. File Attachment yang Terlalu Besar Akan Diabaikan

Dapat anda bayangkan sendiri, bila anda menerima kiriman file di email yang size-nya besar, misalkan sampai lebih dari 1 MB. Tentunya anda malas untuk membukanya (men-download-nya). Demikian juga dengan perusahaan yang menerima email lamaran kerja anda. Bila file attach-nya terlalu besar, otomatis perusahaan tersebut akan malas untuk membuka/mendowload file kiriman anda. Dengan kata lain anda telah gagal hanya di masalah pengiriman email saja. Jadi ikutilah tips nomor 5 di atas.

8. Lakukan Uji Coba Pengiriman Email

Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, anda juga perlu melakukan uji coba pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan email lamaran anda, lengkap dengan attachment-nya ke alamat email anda yang

ainnya. Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke email perusahaan yang anda tuju. Dengan melakukan uji coba terlebih dulu, maka anda dapat melihat sendiri hasil pengiriman email anda tersebut. Untuk kemudian dilakukan perbaikan-perbaikan bila diperlukan.

Uji coba pengiriman email ini SANGAT DIPERLUKAN. Karena sering kali format email yang anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain. Misalkan mengirimkan email dari Yahoo ke Gmail, atau sebaliknya.

Jika anda hanya mempunyai satu alamat email, anda bisa membuat alamat email baru di Yahoo, Gmail, atau Hotmail (silakan klik) atau yang lainnya.

Untung Rugi Mengirimkan Lamaran Online

Tak dapat disangkal lagi bahwa adanya internet dengan fasilitas email membuat suatu terobosan baru dalam melamar pekerjaan. Cara konvensional dengan berburu iklan lowongan di koran setiap sabtu dan minggu, untuk kemudian mengirimkan lamaran tertulis melalui pos, perlahan mulai ditinggalkan.

Memang pada awalnya orang berpikir bahwa prosedur melamar pekerjaan secara tertulis akan musnah seiring dengan memasyarakatnya penggunaan internet. Namun hingga saat ini, iklan lowongan pekerjaan di koran justru semakin banyak dan pengiriman lamaran tertulis tak juga punah.

Segala kemudahan mengirim lamaran online baik melalui email atau dengan proses online apply yang disediakan oleh situs lowongan pekerjaan, pada awalnya disambut dengan sangat antusias. Baik bagi para employer (perusahaan) ataupun pencari kerja.

Dari sisi pencari kerja, terdapat penghematan luar biasa dimana biaya pos yang mahal dapat ditekan berganti dengan biaya ngenet yang jauh lebih murah. Bagi perusahaan juga begitu, mereka tidak perlu harus tenggelam ke dalam tumpukan dokumen kertas yang berjibun.

Tapi akhir-akhir ini, terjadi kecenderungan bahwa pihak employer kini lebih memperhatikan lamaran yang dikirim dengan cara konvensional. Alasannya, mereka yang mengirimkan lamaran dengan cara ini lebih antusias dan menaruh perhatian terhadap lowongan pekerjaan yang mereka buka.

Karena menurut para employer, mereka rela membayar lebih mahal, memeras tenaga lebih besar, dan membuang waktu lebih banyak ketimbang mereka yang mengirim lamaran lewat email ataupun online apply yang kerapkali tidak muncul saat panggilan test / wawancara. Sebab mereka yang melamar secara

online seringkali sekedar iseng-iseng karena saking mudahnya mengirimkan lamaran.

Di lain pihak ada salah seorang HRD pernah berkata bahwa ia lebih suka memanggil calon karyawan yang melamar melalui lamaran tertulis via pos dengan alasan yang sangat sederhana, karena ia tak perlu lagi mencetak softcopy dokumen dari kandidat yang akan ia wawancara.

Kecenderungan ini muncul karena penyalahgunaan kemudahan pengiriman lamaran online oleh para pencari kerja. Main kirim lamaran online tanpa mempedulikan kriteria yang ditentukan oleh pemasang iklan lowongan kerja dan main klik online apply tanpa peduli apakah ybs mau hadir dalam wawancara atau test.

Oleh karena itu, gunakan dengan bijak kemudahan teknologi sehingga tidak membuat orang merasa dirugikan.

Tips Membuat Email

Membuat email yang digunakan khusus untuk melamar kerja juga bagian penting dalam melamar pekerjaan yang harus Anda perhatikan.  Pastikan bahwa email yang Anda buat dapat bertahan lama, karena jangan sampai Anda harus bergonta-ganti email, sebab boleh jadi perusahaan yang berminat dengan Anda mengirimkan panggilan wawancara atau tes melalui email.

Sering terjadi  lamaran yang kita kirim via email tak mendapat balasan hingga kita melupakannya namun beberapa bulan kemudian dibalas melalui email. Maka dari itu pastikan email Anda bisa bertahan lebih dari satu tahun. Dibawah ini ada beberapa tips membuat email untuk melamar pekerjaan :

1. Buat alamat email di webmail service yang terkemuka baik yang berbayar (CBN, Indosat, Centrin, dsb) maupun gratis (Yahoo, Google, dsb). Hindari menggunakan jasa webmail service yang tidak jelas, selain belum tentu bisa eksis dalam waktu lama, informasi privacy Anda bisa disalahgunakan.

2. Jangan menggunakan nama alamat email yang terkesan nyeleneh atau porno, misalnya:  mambu@yahoo.com, fu*k@gmail.com, dsb. Kredibilitas Anda langsung jatuh di mata HRD. Disarankan sekali kalau bisa menggunakan nama pribadi contoh : abdulloh.kadir@gmail.com.

3. Sebaiknya Anda membuat email yang memiliki kemampuan POP3 sehingga Anda dapat mendownload email  ke software email client seperti Outlook. Dengan demikian kita dapat memantau email  dengan lebih cepat dan seksama tanpa harus berlama-lama mengecek email langsung di webmail service.